Es importante estar preparado en caso de que tu empresa reciba una subvención, ya que en algún momento deberás pasar una auditoría, y nada mejor que tener claros conocimientos de los requimientos de una auditoría de subvenciones IDi y además tenerla correctamente imputada en el impuesto de actividades puede ahorrarte algún dinero.
Generalmente esto es necesario para cubrir los requerimientos del programa, donde el auditor tendrá la obligación de hacer todos los chequeos correspondientes y la documentación que justifica el correcto uso del dinero.
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Todo lo que debes saber sobre Auditorías de Subvenciones IDi
Las auditorías I+D+I son realizadas por un especialista auditor, estos profesionales de cuentas son inscritos en el ROAC (Registro Oficial de Auditores de Cuentas) y capacitados para determinar y validar todo lo correspondiente a subvenciones.
Existen muchas acciones que fomentan la competitividad mediante la investigación, para potenciar determinados sectores culturales como la industria de la moda, las actividades culturales como la cinematografía, la formación, la producción cinematográfica y otros tipos de actuaciones.
¿QUÉ DEBO PREPARAR PARA UNA AUDITORÍA I+D+i EN MI EMPRESA?
A continuación se detallan los requisitos específicos que los auditores buscarán al determinar el cumplimiento.
Los auditores evaluarán:
1. Actividades permitidas o no permitidas. Los requisitos variarán, pero las organizaciones deben cumplir con los acuerdos de concesión que pertenecen al programa individual.
2. Costos permisibles y principios de costos, o la legitimidad de un gasto contra lo permitido por la subvención. Tenga en cuenta que está estandarizado el cómo se imputan los costes directos e indirectos.
3. La gestión de efectivo, o la eficacia con la que se gestiona la entrada y salida de efectivo de su organización. Incluye informes completos de transacciones en efectivo y seguimiento de los fondos distribuidos.
4. Ingresos del programa. Todos los ingresos brutos de proyectos generados directamente de fondos gubernamentales (estatales, FEDER, etc.) deben ser registrados.
5. Rendimiento programático. Los beneficiarios deberán enfocarse más en el desempeño programático que lo que tenían anteriormente con los requisitos de auditoría. Los datos de rendimiento mejorados aumentan la responsabilidad y la transparencia del gasto.
6. Sistema del manejo de rendimiento. Además de los datos de rendimiento, las organizaciones serán evaluadas en función del sistema de gestión de rendimiento que tienen instalado. Los sistemas deben gestionar activamente el rendimiento de la subvención y responsabilizar a las partes por los gastos y las actividades.
7. Seguimiento del sub-receptor. Las organizaciones que distribuyen fondos deben realizar un seguimiento diligente de las actividades y el gasto del sub-receptor. Las agencias adjudicadoras son responsables de los datos y el rendimiento del sub-receptor.
En general, se espera que las organizaciones establezcan un sistema de gestión de subvenciones basado en el rendimiento que les permita demostrar el gasto adecuado.
Centrarse en la documentación detallada
Para demostrar que está gastando los fondos adjudicados de manera adecuada y viendo los resultados, desarrolle una estrategia de administración de subvenciones centrada en la auditoría. Esto comienza con la documentación detallada de la información relacionada con la subvención, como:
- Cronogramas de proyectos, entregables e hitos.
- Ingresos y presupuestos del programa.
- Actividades del sub-receptor.
- Estado de los fondos gastados.
- Gastos financieros y narrativas presupuestarias.
Ejecute informes internos a lo largo del ciclo de vida de la subvención IDi para garantizar la precisión de los datos, el progreso adecuado en comparación con el gasto y el rendimiento.
También establezca controles internos para reducir las responsabilidades legales y ayude a lograr los objetivos de presupuesto y rendimiento deseados.
¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA CONTABLE EN UNA EMPRESA?
Una auditoría I+D+I contable desempeña un papel clave para garantizar que las cuentas de una empresa sean precisas y que las finanzas se distribuyen de la manera más justa o eficiente.
A medida que las empresas y las organizaciones del sector público se enfrentan a un mayor escrutinio sobre sus finanzas, los auditores de cuentas tienen la responsabilidad de revisar los registros financieros para garantizar que sean precisos y cumplan con los requisitos.
La auditoría contable puede ser un proceso interno con un enfoque en mitigar el riesgo e identificar áreas donde se pueden hacer ahorros de costos.
Alternativamente, los auditores contables pueden ser especialistas independientes que realizan auditorías externas en las cuentas de la empresa.
CUÁNDO CONTRATAR UNA ASESORÍA DE SUBVENCIONES
Los costes de un auditor externo de subvenciones pueden parecer un gasto innecesario en la administración de subvenciones, pero la realidad es que las organizaciones están gastando hasta el 4% de sus ingresos de subvenciones en costos de auditoría y evaluación.
Esto es debido a que es más rentable realizar auditorías I+D+i constantes y solucionar grandes problemas paulatinamente a ser sorprendido por auditorías de subvenciones sorpresas por parte de los entes financiadores.
Esto no solo consigue la solución a los posibles problemas que presente la compañía, si no a su vez mejora la productividad de su empresa.
Principales problemas por lo que es recomendable contratar servicios de asesoría de subvenciones.
Como saben los gestores de subvenciones, las auditorías están destinadas a proporcionar una verificación por parte de terceros del buen mantenimiento de registros financieros, el cumplimiento de los acuerdos de subvención y la evidencia de controles internos.
Sin embargo, la complejidad creciente de los requisitos de presentación de informes de subvenciones y el número creciente de subvenciones de consorcios hacen que la documentación completa y precisa sea más difícil de conseguir.
Problema # 1: falta de documentación de apoyo
Muchas organizaciones realizan registros inadecuados con el acuerdo de subvención I+D+i. La documentación de soporte requerida podría incluir el plan o los planes de asignación de costos, las facturas de los proveedores, los cheques cancelados, los registros de viaje y los horarios.
Problema # 2: Separación inadecuada de deberes
La falta de separación de tareas en los procesos contables clave (registro de transacciones, autorización de transacciones y activos del programa de vivienda), reduce las oportunidades de verificación – balance y aumenta la probabilidad de inexactitud o fraude.
Problema # 3: Incumplimiento
El incumplimiento se produce cuando se reclaman gastos no elegibles o se compran materiales que no fueron aprobados por el otorgante. Esto podría ser evidencia de registros financieros mal mantenidos, falta de comunicación entre los administradores de subvenciones y administradores de programas de subvención, o preocupaciones más serias, como el fraude.
